プロジェクトスケジュールを作成する際、特にクリティカルパスを意識することは、プロジェクトを成功に導くために非常に重要です。ここでは、スケジュール作成時に抑えておくべき5つのポイントを紹介します。クリティカルパスとは、プロジェクトの中で最も重要な一連のタスクであり、これをしっかりと管理することで、納期に間に合うかどうかが決まります。
1. クリティカルパスを把握することがスケジュール作成の基本
クリティカルパスとは、プロジェクトを完了するために最長時間を要するタスクの流れを指します。この経路に含まれるタスクは、遅れるとプロジェクト全体の遅延につながるため、特に注意が必要です。スケジュールを作成する際には、まず全てのタスクをリストアップし、それらの依存関係を確認した上で、クリティカルパスを特定します。これにより、プロジェクト全体のスケジュール管理が容易になり、どのタスクが最も重要かを明確に把握できるようになります。
ここ「依存関係」を意識して、もれなく洗い出すことが一番重要になります。
2. タスクの依存関係を明確にする
タスクの依存関係を把握することは、正確なクリティカルパスの算出に欠かせません。あるタスクが完了しないと次のタスクに進めない場合、その依存関係を見逃すとスケジュール全体が狂ってしまいます。例えば、設計が完了しなければ開発に着手できない、といった具体的な関係を考慮し、どのタスクがどの順序で行われるべきかを明確にしていきます。依存関係が曖昧だと、クリティカルパスが正確に把握できず、プロジェクトの遅延を防ぐことが難しくなります。
3. 余裕期間（フロート）を適切に設定する
フロート（余裕期間）は、クリティカルパスに含まれないタスクに多少の遅れがあっても、プロジェクト全体に影響を与えない期間を指します。フロートを適切に設定することで、スケジュール全体に柔軟性を持たせることができます。クリティカルパスに含まれないタスクに対しても余裕を見ておくことで、予期しない遅延が発生した場合にも柔軟に対応できるようになります。特に、複数のチームが同時に作業を進めるプロジェクトでは、フロートの管理が重要です。
このフロートは、「プロジェクト予備」とも呼ばれます。できるだけこの「予備」を確保しておけるかがプロジェクトの成否を分けます。
4. リソースの割り当てを最適化する
クリティカルパスに含まれるタスクには、優先的にリソースを投入する必要があります。これには、人的リソースや技術的リソースなどが含まれます。リソースが限られている場合、クリティカルパスに影響を与えるタスクに優先的に割り当てることで、スケジュール通りに進行させることが可能です。逆に、リソースを無駄に分散させると、クリティカルパス上のタスクが遅れてしまい、プロジェクト全体に遅延が発生するリスクが高まります。
5. 進捗のモニタリングと調整を怠らない
プロジェクトが進行していく中で、クリティカルパスに沿ってタスクの進捗を定期的にモニタリングすることが重要です。クリティカルパス上のタスクが遅れると、プロジェクト全体のスケジュールに影響を与えるため、適切な調整が必要です。例えば、進捗が遅れている場合には、リソースを追加投入するか、タスクの順序を再調整して、プロジェクトの遅延を防ぐ手立てを講じます。
プロジェクトマネージャーとしては、定期的な進捗確認と状況に応じた迅速な対応を常に心がける必要があります。進捗会議は、少なくても週に1回、プロジェクトの山場では毎日、朝か夕方に「朝会」「夕会」として実施するのがおすすめです。
まとめ
クリティカルパスを中心にプロジェクトスケジュールを管理することで、納期通りのプロジェクト完了が可能になります。クリティカルパスの把握、タスクの依存関係の明確化、フロートの設定、リソースの最適な割り当て、そして進捗のモニタリングと調整が、スケジュール管理の成功の鍵です。これらのポイントを押さえることで、プロジェクトの遅延リスクを最小限に抑え、効果的なプロジェクト運営が実現できます。
